SYNDICUS.GENT

Ond.nr.: ►BE 0480 397 151◄ - BIV 503.671 - Kortrijksesteenweg 253, 9000 Gent - Tel.: 09 375 27 94 - 09 270 32 77

E-mail: info@syndicus.gent

Voor dringende zaken kan u ons buiten de kantooruren 24 uur op 24, 7 dagen op 7, bereiken op het noodnummer 0495 41 69 33

Dé partner voor uw beheer in de regio Gent. Niet zomaar een slogan, maar een dagdagelijkse uitdaging.

SYNDICUS.GENT is reeds tientallen jaren actief in de regio, voorheen onder de benaming Pro Rent Syndic.

Onafhankelijkheid, persoonlijk contact en oplossingen op maat

Als eigenaar heeft u recht op een gedreven en competente syndicus. Het syndicschap wordt hoe langer hoe meer een doorgedreven specialiteit die wij volledig onder de knie hebben. Wij kiezen hier onomwonden voor. Geen nevenactiviteiten zoals verkoop, verhuur of rentmeesterschap. Dit biedt u de zekerheid op een beheer in volledige onafhankelijkheid.

Wij werken reeds meer dan tien jaar met een vast team. Dit zorgt voor een uitmuntende dienstverlening én voor continuïteit. Bij ons geen verloop en steeds wisselende aanspreekpunten. Persoonlijk contact is geen loos begrip.

Wij beheren inmiddels een 70-tal gebouwen, allemaal gelegen in de regio Gent. Wij houden ervan onze gebouwen in de buurt te hebben. Hierdoor onderhouden wij goede contacten met onze leveranciers. Dit werkt snelle oplossingen op maat in de hand. Wij houden nu eenmaal van tevreden klanten. Dit geeft ons en u de voldoening waar wij allen recht op hebben.

SYNDICUS.GENT, De partner voor uw beheer in de regio Gent. Geen loze slogan maar een dagdagelijkse uitdaging.

Administratief, financieel, technisch en juridisch beheer.

Doordat wij werken met doorgedreven formats en software op maat bedienen wij zowel de kleine, middelgrote als grote complexen, al dan niet met deelverenigingen.

Wij staan in voor het volledig administratief, financieel, technisch en juridisch beheer van uw gebouw. De achtergronden, opleidingen en ervaring van ons team bieden u hierbij de garantie op een adequate dienstverlening op al deze vlakken.

Uiteraard wordt er bijzondere aandacht geschonken aan de bereikbaarheid. Ook na de kantooruren blijven wij voor dringende gevallen 24 uur op 24 en 7 dagen op 7 bereikbaar.

Op de website https://www.syndicus.gent/ kan u terecht voor verdere informatie aangaande het beheer van uw gebouw. Ook de pagina met referenties kan nuttig zijn voor eigenaars op zoek naar een nieuwe syndicus.

Valt de boekhouding van de VME onder de verplichtingen van de syndicus?

Sinds 2013 hebben VME’s of Verenigingen van Mede-eigenaars een eigen rekeningstelsel en boekhoudkundige verplichtingen. Afhankelijk van de grootte van de VME, wordt de aard van de boekhouding bepaald.

Steeds is het de syndicus die zich ontfermt over de boekhouding van de VME om de problematiek inzake de opvolging van de budgettering volledig te kunnen doorvoeren. De commissaris van rekeningen controleert achtereenvolgens het werk van de syndicus. Deze rekencommissaris dient echter geen mede-eigenaar te zijn. Dit kan ook een externe dienstverlener (bv. een boekhoudkantoor) zijn.

Ten slotte dienen alle documenten die nodig zijn om een correcte boekhouding van de VME op te maken, tien jaar lang bewaard te worden.

De boekhouding van een VME met minder dan 20 kavels

Wanneer een mede-eigendom minder dan 20 kavels omvat (kelders, garages en parkeerplaatsen niet inbegrepen), dan moet je wettelijk gezien als syndicus slechts een vereenvoudigde boekhouding voor de VME voorzien.

Deze vereenvoudigde boekhouding dient minstens een weerspiegeling te zijn van:

• · de ontvangsten en uitgaven
• · de toestand van de kasmiddelen
• · het bedrag van het werkkapitaal en het reservekapitaal

Concreet betekent dit dus dat je als syndicus volgende documenten dient op te stellen:

• · een inkoopdagboek: hierin vind je de facturen van de gemeenschappelijke delen terug.
• · een financieel dagboek: hierin vind je de bankbewegingen van de VME-rekening(en) terug.

Elk dagboek dient zo transparant en overzichtelijk mogelijk opgesteld te worden. Verder dient de syndicus minstens één keer per jaar een jaarrekening voor elk lid van de VME op te maken.

De boekhouding van een VME met 20 kavels of meer

Bestaat de mede-eigendom uit meer dan 20 (hoofd)kavels? Dan dient de syndicus de boekhouding van de VME uit te voeren volgens het principe van het dubbel boekhouden – ook wel gekend als ‘het minimum genormaliseerd rekeningenstelsel’ zoals gepubliceerd in het Staatsblad.

Professionele syndici zijn doorgaans bekend met het systeem van de dubbele boekhouding, maar voor mede-eigenaar-syndici vergt dit toch enige kennis om dit correct toe te kunnen passen.

Het principe van het dubbel boekhouden betekent dat elke boeking steunt op een verantwoordingsstuk. Deze verantwoordingsstukken moeten methodisch worden opgeslagen en zeven jaar worden bewaard. Alle verrichtingen worden in een ongesplitst dagboek of in een hulpdagboek ingeschreven, al dan niet gesplitst in bijzondere hulpdagboeken. Het resultaat is een gedetailleerde boekhouding op twee niveaus: klantenboekhouding en leveranciersboekhouding, dewelke (minstens) 1x per werkjaar worden omgezet naar individuele afrekeningen voor elke eigenaar (elk lid van de VME).

De dubbele boekhouding voor VME’s is trouwens gebaseerd op dat van de vzw’s. Alles wat geldt voor het gemeen boekhoudrecht is dus ook van toepassing op de boekhouding van een VME.

Zo zijn de rekeningen uit het rekeningenstelsel opgedeeld in verschillende klassen. Hierbij is zo min mogelijk afgeweken van de klassen die gelden voor vzw’s, maar is er waar nodig een aanpassing gebeurd aan het specifieke karakter van de VME.

In vergelijking met het rekeningenstelsel voor bedrijven, is er bijvoorbeeld geen eigen vermogen en geen klasse 3 voorraden voorzien. Wel zijn er enkele andere posten aanwezig die typisch zijn voor de VME, zoals: kosten voor brandblusapparaten, het onderhoud van de trappen, bliksembeveiliging, de keuring van de liften, het onderhoud van het terras, huisvuilverwerking, keuringen, …

Echter zijn niet alle posten even relevant voor elke mede-eigendom.

Is een bepaalde post niet van toepassing op jouw VME? Dan mag deze door de syndicus weggelaten worden uit de boekhouding.

De opmaak van een inventaris

Elke VME moet minstens één keer per jaar bij de afsluit van het boekjaar een inventaris opmaken van al haar bezittingen, vorderingen, schulden, verplichtingen en eigen middelen. In de praktijk neemt dergelijke inventaris doorgaans de vorm aan van een boekhoudkundige balans, waarop al deze zaken terug te vinden zijn.

Wie mag de boekhouding van de syndicus controleren?

De algemene vergadering wijst jaarlijks een of meerdere commissarissen van de rekeningen aan, die al dan niet mede-eigenaar is in de VME.

Deze commissarissen van de rekeningen mogen standaard volgende documenten van de syndicus controleren:

• · alle individuele jaarafrekeningen van alle eigenaars
• · de resultatenrekening / factuurlijst per kostenrekening en per verdeelsleutel
• · een kopie van alle facturen dewelke betrekking hebben op de gemene delen
• · de boekhoudkundige balans
• · de begroting voor het volgende werkjaar
• · de afschrijvingstabel en een berekening van het wettelijk verplicht minimum 5 % inbreng in het reservefonds.

Wil je de exacte verplichtingen en bevoegdheden van je commissaris van de rekeningen kennen? Bekijk dan het reglement van mede-eigendom. Hierin staan alle verplichtingen en bevoegdheden opgenomen.

Mogen de andere mede-eigenaars ook de boekhouding controleren?

Als syndicus ben je verplicht om de mede-eigenaars inzage te geven in alle niet-privatieve documenten of gegevens van de mede-eigendom, zoals bepaald in het reglement van mede-eigendom of door de algemene vergadering.

De syndicus zal dus minstens inzage moeten verlenen voor:

• · de individuele jaarafrekening van de betrokken mede-eigenaar
• · de resultatenrekening / factuurlijst per kostenrekening en per verdeelsleutel
• · de balans
• · de begroting en andere prognose-berekeningen voor de volgende periode

Deze inzage kan door elke mede-eigenaar gevraagd worden aan de syndicus. Die kan de gevraagde documenten digitaal afleveren of de mogelijkheid bieden om de documenten (bv. facturen) in ‘fysieke’ vorm te komen inkijken op het kantoor van de syndicus en dit na afspraak. Mogelijks zijn hieraan wel extra kosten verbonden indien de syndicus begeleiding tijdens de inzage dient te voorzien.