Taken van de voorzitter van de algemene vergadering van een mede-eigendom

Juli 18, 2022

Bron: https://www.quimmo.be/artikels/taken-voorzitter-algemene-vergadering-mede-eigendom

De onduidelijke verwachtingen omtrent de functie van voorzitter van de AV schrikken sommige mensen af. Aangezien de wet op mede-eigendom verplicht dat deze functie waargenomen wordt door een mede-eigenaar, lijsten we graag de verantwoordelijkheden van de voorzitter op.

Allereerst zijn er algemene gedragsregels voor de voorzitter

‍

• Behoud je neutraliteit; laat geen persoonlijke voor- of afkeur meespelen 
• Ieder mag zijn mening uiten, maar jij dient de vergadering te blijven leiden 
• Wees kritisch voor de syndicus waar nodig
• Probeer nooit je persoonlijke mening op te dringen
• Wees waakzaam over de timing
• Doe geen aanbevelingen; stemmingen dienen te gebeuren op basis van beschikbare informatie

‍

De algemene taken van de voorzitter bestaan uit onderstaande

‍

• Welkom heten van de deelnemers aan de AV
• Aanduiden van een secretaris en stemopnemer(s) zoals eventueel bepaald in het reglement van mede-eigendom.
• Aan de hand van de lijst van afwezigen bevestigen dat er voldoende aanwezigen zijn om de vergadering rechtsgeldig te laten doorgaan.
• Quorum: meer dan de helft van de mede-eigenaars en tenminste de helft van de aandelen of meer dan drie vierden van de aandelen 
• Indien dit niet bereikt is wordt een volgende vergadering georganiseerd waar geen quorum nodig is 
• Secretaris laten benoemen (vaak de syndicus) 
• Woord verlenen aan de syndicus voor de voorstelling van elk agendapunt
• Woord verlenen aan deelnemers die er om vragen. Zo nodig ook woord ontnemen om de zaak in goede banen te leiden, bijvoorbeeld wanneer iemand een discussie blijft domineren. 
• Stemresultaten meedelen na elk agendapunt
• Zo nodig de vergadering onderbreken of schorsen 
• Vergadering afsluiten‍
• De notulen voorlezen en ondertekenen, samen met de secretaris en de mede-eigenaars die nog aanwezig zijn bij de ondertekening.

‍

Deze taken kunnen eventueel lichtelijk anders verdeeld worden tussen secretaris (syndicus) en voorzitter. Het is wel belangrijk dat er op voorhand duidelijke afspraken zijn over wie wat doet.

De taak van de voorzitter eindigt bij afloop van de vergadering, behalve voor één punt: indien het mandaat van de syndicus beëindigd wordt voor er een opvolger is, zal de oude syndicus de documenten m.b.t. de VME aan de voorzitter moeten bezorgen.

‍

• Afsluiten van de vergadering van de mede-eigendom 
• Niet behandelde of niet besliste punten: het is natuurlijk de bedoeling dat de agenda afgewerkt wordt, maar soms is het gewoon niet haalbaar door de overvloed aan  punten of te lange discussies. Houd daarom de tijd goed in het oog en zorg best dat  de meeste zaken al reeds even op voorhand (online) besproken worden. ‍
• Indien de vergadering werkelijk door tijdsgebrek beëindigd moet worden, heeft de voorzitter twee mogelijkheden: 
• Punten uitstellen tot de volgende algemene vergadering. Indien er belangrijke beslissingen niet genomen zijn, kan er eventueel een bijzondere algemene vergadering georganiseerd worden om deze punten te bespreken. Dit is natuurlijk een extra kost voor de VME.